Visi veiksmai, vykstantys Jūsų įmonėje (tiek suplanuoti, tiek spontaniškai atlikti bet kurio komandos nario) – yra sistemos, sukuriančios Jūsų įmonės galutinį rezultatą.
Sistemos gali būti priežastis, kodėl nuolat esate įsitempę ar dirbate ilgiau nei norėtume. Todėl sistemos bus naudingos, kuomet bus aprašytos.
Dokumentuotos sistemos leis identifikuoti taisytinas vietas, išgryninti procesą, kuris sukuria norimą rezultatą, o taip pat tiksliai aprašytos sistemos padės Jums dalintis geriausia įmonės praktika su būsimais komandos nariais, kuomet reikės juos apmokyti Jūsų įmonės darbo specifikos.
Pvz.: būtina aprašyti, kokie veiksmai bus atliekami įvykus pardavimo procesui, tai yra po dviejų savaičių numatytas skambutis naujam klientui, kuris pirko Jūsų produktą/paslaugą ir pasiteirauti, kaip jam sekasi tuo naudotis.
Tai padės kurti tvaresnį ryšį su klientais. Parodys, jūsų kaip verslo partnerio patikimumą, rūpestį ir kuo dar galite būti naudingi ne tik jiems. O tai persiduos ir jų verslo partneriams (galbūt Jūsų būsimiems klientams).
Iš kitos pusės – norimo rezultato galite tikėtis tada, kai įsivardinsite ir užsirašysite visą veiksmų procesą, kuris yra daromas ir kuris priveda prie to rezultato, kurį ir norite keisti.
KEISIS VEIKSMAI – KEISIS IR REZULTATAS.
Veiksmai keičiasi tuomet, kai keičiasi mąstymas.
Sistemų vystymas, jų kūrimas, aprašymas, pritaikymas – pastovus mokymosi procesas.
Tai labiau susiję su mąstymo pokyčiu pačioje pradžioje nei pačiu “Kaip Veikia TAS ir TAS” dokumentų parengimu.
Draugiškas įspėjimas: jei pradžioje bus OK vien su tuo, kad pradėsite viską apgalvoti “sistemomis”, tai vėliau norėsite, kad geriausios Jūsų įmonės praktikos būtų aprašytos.
Dabar tai daug lengviau padaryti, nei tada, kai tos sistemos buvo “atkalamos” su spausdinimo mašinėle.
SISTEMOS YRA TIESIOG BŪDAS, KAIP KAS NORS ATSITINKA
Sisteminis mąstymas (galvojimas sistemomis) verslo savininkus išlaisvina nuo didžiosios dalies pasikartojančių reikalų sutvarkymų įmonėje.
Aprašytas, iškomunikuotas ir aptartas darbo veiklos modelis, sumažina klaidų tikimybę, pagerina klientų pasitenkinimą ir sukuria daugiau asmeninės laisvės, kuomet verslo savininkui (ar vadovui) nėra būtina kiekvieną kartą visiems aiškinti, ką ir kaip daryti.
Aprašytos veiklos sistemos yra sėkmingo verslo sudėtinė dalis, išbaigta bei standartizuota instrukcija, be kurios net nėra galimybės pagalvoti apie verslo pardavimą.
Pripažinkime, verslo savininko mintyse visada sukasi žodis “pardavimas”. Apie savo verslo pardavimą mintys gal ir nėra dažnos, bet labai dažnai jos tokios nėra, nes pati verslo sistema nėra iki galo išbaigta.
Beje, parduot verslą nėra būtina sąlyga, tačiau nežinoti savo verslo kainos…
Dauguma smulkiųjų verslų pradeda veikti be jokių savo veiklos/veikimo sistemų aprašymų. Šiuose versluose yra vos kelis žmonės, kurie žino, kaip kas veikia. Įmonės savininkas dažniausiai žino didžiąją dalį procesų ir kai tik kas nors yra neaišku kitiems komandos nariams/darbuotojams, tai jie eina tiesiai pas jį. Paprasta ir įprasta praktika.
Kas iš to?
Smulkaus ir vidutinio verslo savininkai ir daro didžiąją dalį visų darbų, nes jie yra vieninteliai, kurie ir žino visus “kaip” padaryti.
KAIP SUKURIAMOS SISTEMOS?
Nebūtų teisinga tikėtis, kad visą savo verslą galima sistemizuoti per vieną naktį.
Tiesa, to norisi iškart po to, kai bent vienas iš pasikartojančių procesų būna aprašytas. Tada jis tampa visiems aiškus ir praktiškai bet kuris naujas darbuotojas gali atlikti darbą, kuomet daro viską žingsnis po žingsnio.
Geriausia strategija, kuri veikia, nes patikrinta praktikos – pačioje pradžioje verslo savininkas (ar įmonės vadovas) savo darbuotojams pristato sisteminio mąstymo idėją ir tada visi kartu imasi tvarkyti sugedusią ar trūkstamą sistemą, kuri ir kuria didžiausią vargą versle.
Rezultatas: sukuriami veiksmai rezultatui pasiekti, kurie “nugula” vienas po kito, kaip sistema.
Kodėl šiam procesui reikia visų komandos narių? Dėl to, kad kiekvieno nario indėlis, pastangos ir įžvalgos apie “kaip viskas gali būti padaryti geriausiai?” prisideda prie visų įsitraukimo, kuriančio įmonės bendradarbiavimo kultūrą ir pastovų gerėjimą/augimą įvairiose situacijose.
Žodis Kaizen (kilmė – Japonija. Kai – pokytis, Zen – geras), kaip terminas versle plačiai naudojamas gamybinėse įmonėse ir bendrai reiškia “pagerinimą”. Šią idėją/metodiką taikančiose organiazcijoje visi yra įtraukti į pastoviai vykstantį procesą, padedantį kurti geresnį rezulatą.
Tai tarsi planavimas, pastovus pergalvojimas, naujų situacijų matymas ir pan. (labai dera prie strateginio darbo, aprašyto pirmoje istorijoje).
JŪSŲ VERSLO SISTEMOS JUODRAŠTIS
Pirmasis išsibandymas kuriant sistemą yra Jūsų pradžios taškas. Bus sunku (ok, neįmanoma) stebėti ir matuoti pokytį, jei nežinote nuo ko pradėjote tvarkyti reikalus.
Lengviausias ir paprasčiausias būdas yra pasiimti rašiklį, lapą popieriaus ir surašyti visus žingsnius, kurie atliekami, kai tą užduotį darote pats(-i).
Tada šią instrukciją perduokite kitam žmogui, kad ir jis galėtų atlikti aprašytus veiksmus ir gautų tą patį rezultatą.
Taip pamatysite ar kas nors nėra praleista.
Užima laiko… Taip, užima. Kaip ir tas kasdienis darbas, tik čia yra galimybė to kasdienio, pasikartojančio darbo daryti mažiau.
Papildomai dabar investuojamas laikas kuriant sistemas suteiks daugiau laisvės, dažnesnių užduočių delegavimų tada, kai norėsis atsitraukti ar imtis kitų svarbių darbų.
Ir ne tik tai. Aprašytų sistemų turėjimas leidžia susikurti pastovumą ir nuspėjamumą. Kuomet Jūsų įmonės daromų veiksmų seka yra pastovi ir vis pakartojanti rezultatus, kurių laukiate Jūs ar Jūsų klientai/partneriai, tuomet Jūsų verslas tampa labiau patikimu.
Pasitikėjimas yra verslo pagrindas, kuris garantuoja didesnę apyvartą, augantį pelną, laimingesnius žmones dirbančius tame versle. Kuris iš verslo savininkų norėtų, kad būtų priešingai?
Stabiliai veikiantis ir sėkmingas verslas užtikrina ir prasmingas darbo vietas. Kai smulkaus bei vidutinio verslo savininkams sekasi, tuomet jie yra vieni iš labiausiai dosnių bendruomenės žmonių. Tai rodo jų ramūs ir besišypsantys veidai. Laimi visi!
TAI YRA VISŲ BENDRAS GĖRIS. IR DIDELIS.
Dalis Coaching.lt komandos narių ir patys yra smulkiojo verslo savininkai, kurie kūrė savo verslą. Daugybę dalykų aprašytų šiose istorijose yra išbandyti praktiškai.
Ir tikrai ne viskas buvo tarsi savaime, tam, kad gimtų sistemos padedančios judėti į priekį, teko padaryti klaidų. Tačiau darant klaidas, labai svarbu iš jų pasimokyti. Ir čia yra laimė ir laisvė, pripažinti sau, kad be klaidų judėti pirmyn nepavyks. Pavyks geriau, kai bus pagalba iš šalies.
Augimas, santykis, verslumas.
Vienos svarbiausių vertybių versle, kurias apjungia Systems Business Coach misija. Tai programa, kuri padės Jums keliauti per dažniausiai pasitaikančius iššūkius, su kuriais susiduria smulkaus verslo savininkai visame pasaulyje ir pasiūlys patikrintus, praktiškus sprendimus ir atskaitomybę kuriant teigiamus pokyčius jūsų organizacijoje.
Sistemizuoti procesus, pritaikyti juos kasdienėje verslo aplinkoje, savo komandoje – užima laiko IR tai visiškai verta.
Kas jeigu procesai Jūsų įmonėje vyktų sklandžiai ir pelningai, kai nėra skirtumo ar Jūs esate “darbe”, ar ne?
SISTEMINIS MĄSTYMAS BEI TŲ SISTEMŲ APRAŠYMAS IR YRA SPRENDIMAS
Kuo anksčiau pradėsite tai daryti, tuo greičiau turėsite daugiau laisvės (juk tai ir buvo vienas iš dalykų, kurio norėjote prieš įkurdami verslą).
Kviečiame pradėti tuo domėtis dažniau ir numatyti tam laiko savo darbų kalendoriuose.
Daugiau informacijos galima rasti ir knygose (LT sprendimas – “Verslo mitas”, ENG variantas – “Thinking in systems”, kituose Level Up – Verslui įrašuose ar programose/webinaruose.
Iki kitos savaitės!
Tuo tarpu mėgaukitės verslumo kelione ir kilstelėkite savo verslą į aukštesnį lygį / Level Up!
